

Megabooks CZ

Optimalizace IT a infrastruktury

Pokud jste se někdy učili anglicky s učebnicí English File, téměř jistě prošla skladem Megabooks CZ – největšího distributora cizojazyčné literatury v Česku. Na trhu působí už 30 let a ročně odbaví přes 1,2 milionu knih z celého světa.

Výchozí situace

Sedíme v kanceláři ředitele společnosti Megabooks CZ, Jiřího Mikeše, který zrovna říká, že během 14 dnů k nim do skladu přijede 400 palet s knihami. Jak jejich zaskladnění a distribuci zvládnou? Bude to chvilkový výkyv, který zvládnou rychle. A to i díky fungující IT správě, kvalitní infrastruktuře a správně nastaveným procesům. A mě zajímá, jestli si ještě vzpomene na úplné začátky se společností Hello IT (dříve COM Group).

Pan Mikeš se usmívá, pamatuje si to moc dobře. Nejdřív ale popisuje, co spolupráci s naší společností předcházelo.

„Protože jsem vystudovaný IT manažer, tak jsem se před třemi lety začal zajímat o to, jak u nás ve firmě vlastně IT funguje. Tehdejšímu dodavateli jsme platili kolem 100 tisíc měsíčně a já jsem chtěl vědět za co. Bohužel jsem se toho moc nedozvěděl, firma nebyla schopná jednoznačně předložit jaká a kolik IT zařízení máme na jednotlivých pracovištích a kolik jich vlastně spravují.

No a když jsem šel ještě více do hloubky, tak se firma naštvala a dala nám v podstatě ze dne na den výpověď.“ popisuje situaci ředitel společnosti, která je výhradním distributorem Oxford University Press. Firma mu nakonec přislíbila spolupráci alespoň do konce měsíce, ani tak ale nezbývalo moc času najít náhradu.

‍

Jiří Mikeš se naštěstí na změnu IT partnera připravoval už několik měsíců dopředu – aktivně sledoval trh a sbíral informace o možných dodavatelích. Zvažoval více firem, které by zvládly převzít správu IT napříč celou Českou republikou.

Do finálního výběru se dostala ještě jedna společnost, která sídlila ve stejné budově jako jejich pražská kancelář. Díky fyzické blízkosti a umístění serverů ve stejném objektu zvažovali, že by převzetí správy mohlo být jednodušší právě s ní. Nakonec však rozhodovaly i další faktory.

Proč teda nakonec vybrali Hello IT? „Z mnoha důvodů. Je zajímavé, jak firmy spravující IT v podstatě dělající jednu činnost, dokážou plnit svoje poslání každá úplně jinak, v jiné kvalitě a obrovském finančním rozptylu.“ popisuje své tehdejší překvapení. „Je neuvěřitelné, že vám někdo dokáže nabídnout mizernou službu, a ještě si ji nehorázně nacenit. Takže ta vaše nabídka prostě dávala smysl, to řešení dávalo smysl a už nám to od roku 2020 dává smysl.“

Naše řešení

V čem konkrétně jim náš tým z Hello IT tehdy pomohl? „Začali jsme rychle. Protože nám v serverovně v polovině července umřel hlavní switch, takže najednou nešlo nic. Zavolal jsem předchozímu správci IT a on mi řekl ať si s tím dělám, co chci… Vždyť jste říkali, že nás budete ještě do konce měsíce spravovat… To jo, ale ten switch si sežeňte, kde chcete… No a v tu chvíli jsem zavolal panu Krušandlovi (IT manažer Hello IT) a switch už instalovali vaši technici. Takto jsme de facto začali.“ líčí, teď už úsměvnou historku.

Od té doby se v Megabooks CZ udělalo hodně práce: serverovna se uklidila a vyčistila, začalo se na maximum využívat do té doby nevyužité železo, IS se dostaly na daleko lepší výkon, optimalizovaly se databáze (přeinstalováno, změněno, rozchozeno, dokoupeny certifikáty a zlegalizováno). Pak se začaly dělat sekundární servery, geografické clustery a další řešení. V loňském roce se napojilo automatizované skladové hospodářství a už na něm běží i dceřiná slovenská firma Megabooks SK.

Radim Krušandl, vedoucí technického oddělení vzpomíná, že při pořizování sekundárního serveru se se mu zpočátku zdálo, že navržené hardwarové řešení je předimenzované. Postupem času se ale ukázalo, že šlo o strategicky správný krok, který firmě otevřel dveře k dalšímu rozvoji bez nutnosti okamžitých investic do infrastruktury. Díky tomu se dnes vyhýbají výrazně vyšším nákladům, které by jinak museli řešit v krátkém časovém horizontu.

„Pomohli jste nám taky v době Covidu, abychom se rozvinuli technologicky a přizpůsobili práci na dálku on-line. Do té doby jsme byli zvyklí všichni stacionárně chodit do firmy. Dneska je mi opravu jedno, kde ti lidi jsou – Praha, Brno, Bratislava, v zahraničí na služební cestě, na home office… Dokážeme plnohodnotně pracovat a přistupovat ke všem systémům odkudkoli, takže i to se nám společně povedlo.“

„Můžu s čistým svědomím říct, že kdybyste se nás před těmi třemi lety neujali jako správce sítě, tak bychom si rozhodně nemohli dovolit dělat to, co děláme dnes.“ S těmito slovy uzavírá pan Mikeš naši návštěvu.

Co by Mikeš vzkázal těm, kteří se rozhodují, zda se pustit do spolupráce s Hello IT?

Určitě důležitá je skvělá, profesionální, otevřená a přátelská spolupráce, a komunikace pracovníků COM Group s jednotlivými dodavateli informačních systémů a informatických služeb.

Infrastrukturu IT máme na takové úrovni a v takové kondici, že si můžeme dovolit věnovat více času, práce a finančních prostředků rozvoji a modernizaci IT infrastruktury a IT služeb namísto nekonečným opravám a zajištění základních funkcí neboli efektivní využití zdrojů.

‍

Použité technologie

Výsledek

„Infrastrukturu IT máme na takové úrovni a v takové kondici, že si můžeme dovolit věnovat více času, práce a finančních prostředků rozvoji a modernizaci IT infrastruktury a IT služeb namísto nekonečných oprav a zajištění základních funkcí neboli efektivní využití zdrojů.“